Pró-labore e distribuição de lucros: como o sócio deve se pagar

Há duas formas legítimas de o dinheiro da empresa chegar ao bolso do sócio, e elas não são intercambiáveis. Uma remunera o trabalho; a outra remunera o capital. Confundir as duas é o erro mais comum que encontramos em empresas pequenas — e o mais caro, porque o custo aparece anos depois.

Pró-labore é salário de sócio, sem ser salário

O pró-labore remunera o sócio que trabalha na empresa. Não é salário no sentido trabalhista: não gera FGTS, férias, décimo terceiro nem vínculo de emprego. Mas é rendimento do trabalho, e por isso sofre as duas incidências que todo rendimento do trabalho sofre:

• INSS, na condição de contribuinte individual, retido pela empresa e limitado ao teto da Previdência.
• Imposto de renda na fonte, pela tabela progressiva mensal.

Do lado da empresa, o pró-labore também gera contribuição patronal. No Simples Nacional dos Anexos I a III essa contribuição já está dentro do DAS; no Anexo IV e nos demais regimes, ela é recolhida à parte.

O pró-labore é obrigatório?

A resposta prática: para o sócio que efetivamente trabalha na empresa, sim. A legislação previdenciária trata o sócio administrador que presta serviço como segurado obrigatório, e a ausência de pró-labore em uma empresa ativa, com movimento e sem nenhum empregado que justifique a operação, é exatamente o tipo de incoerência que a fiscalização procura.

Sócio que apenas investiu capital e não trabalha na empresa não precisa de pró-labore. A distinção é a atividade, não o contrato social.

Distribuição de lucros é o retorno do capital

O lucro distribuído aos sócios é isento de imposto de renda na pessoa física e não sofre INSS. É por isso que a tentação de zerar o pró-labore e tirar tudo como lucro é tão forte — e é por isso que ela tem condições.

A isenção depende de o lucro existir e de ele estar demonstrado. Quem mantém escrituração contábil regular distribui o lucro apurado no balanço. Quem não mantém fica limitado a um valor bem menor: a base presumida do IRPJ menos os tributos do período. Distribuir acima disso sem contabilidade transforma o excedente em rendimento tributável.

É um dos motivos pelos quais a contabilidade de uma empresa no Simples não é opcional na prática, ainda que a fiscalização simplificada dê essa impressão.

Por que zerar o pró-labore costuma sair caro

O cálculo de curto prazo é tentador: sem pró-labore, não há INSS nem IRRF, e a retirada chega inteira. O que esse cálculo não mostra:

Você fica sem cobertura previdenciária. Sem contribuição, não há auxílio-doença, salário-maternidade, aposentadoria nem pensão por morte para a sua família. Contribuir pelo mínimo durante vinte anos e descobrir isso na hora de precisar é um erro sem correção retroativa.

No Simples, você pode estar pagando mais imposto. Para prestadores de serviço, o Fator R usa a folha dos últimos doze meses — pró-labore incluído — para definir o anexo. Folha abaixo de 28% da receita joga a empresa no Anexo V, cujas alíquotas começam bem acima das do Anexo III. Nesses casos, aumentar o pró-labore reduz a carga total.

Empresa ativa sem nenhuma folha chama atenção. Faturamento relevante, nenhum pró-labore e nenhum empregado é uma combinação que não se sustenta numa fiscalização.

Como encontrar o equilíbrio

Não existe percentual mágico. O que existe é um método:

1. Defina o pró-labore pelo trabalho, não pela conta de imposto. Quanto custaria contratar alguém para fazer o que você faz? Esse é o piso razoável.
2. Se a empresa é prestadora de serviço no Simples, calcule o Fator R. Descubra onde está a folha hoje e quanto falta para os 28%. Em muitos casos a diferença se paga sozinha.
3. Olhe o teto do INSS. Contribuir acima do teto não aumenta benefício nenhum: é custo sem contrapartida.
4. Compare a tabela do IRRF com a isenção do lucro. A partir de certo valor, cada real adicional de pró-labore é tributado a 27,5%, enquanto o lucro distribuído é isento. É onde o pró-labore deve parar de crescer.
5. Formalize. O pró-labore precisa estar previsto no contrato social ou em ata, constar na folha e ser declarado. Retirada sem registro não é pró-labore nem lucro: é saldo a explicar.

O erro de tratar a conta da empresa como conta pessoal

Vale dizer o óbvio, porque é o problema mais frequente em empresas familiares: pagar despesa pessoal pela conta da empresa não é nenhuma das duas formas de remuneração. Contabilmente vira adiantamento a sócio, e um saldo que cresce mês a mês sem nunca ser quitado acaba requalificado como rendimento — com imposto e multa.

Separar as contas é chato no primeiro mês e resolve o problema para sempre. Defina uma retirada, pague a si mesmo na data certa e deixe a conta da empresa fora do supermercado.

O que revisar hoje

Se você não sabe de cabeça quanto tira de pró-labore e quanto tira de lucro, essa é a revisão a fazer nesta semana. As perguntas são simples: o pró-labore está registrado? Ele cobre o trabalho que você faz? A empresa tem escrituração que sustente o lucro distribuído? E, se você presta serviço no Simples, onde está o seu Fator R?

Quatro respostas. Elas costumam valer alguns milhares de reais por ano, para um lado ou para o outro.